Sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. Estos datos pueden ser accedidos o modificados tanto por personas como por equipos y programas destinados a ello.
Los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.
La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos. Estos son ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.
Por ejemplo, las bibliotecas guardan datos sobre los libros en un sistema de información dedicado a la recopilación y clasificación de libros. Este sistema es accesible mediante computadoras que contienen herramientas de búsqueda, para que todo usuario sepa qué bibliografía hay disponible y su ubicación en el edificio.
Otro ejemplo es el sistema de información para administrar y trabajar en un almacén de productos a vender. Los almacenes contienen un inventario que requiere actualizaciones constantes. Por esa razón, resulta útil tener un sistema que te informe rápidamente del número de productos, su ubicación y datos de importancia como su tipo, marca, precios, etc.
En resumidas cuentas, los sistemas de información son útiles para automatizar procesos de recepción, procesado, lectura y envío de información.
Características de un sistema de información
Un sistema de información se caracteriza principalmente por la eficiencia que procesa los datos con relación al área de acción. Un gran número de estos sistemas realiza procesos automatizados de recepción, procesado y envío de datos. Gracias a ello, se puede trabajar con grandes volúmenes de información en menos tiempo y esfuerzo.
Los sistemas de información se alimentan de los procesos y herramientas de estadística, probabilidad, inteligencia de negocio, producción, marketing, entre otros, para llegar a la mejor solución. Por tanto, son claves en todos los ámbitos laborales.
Un sistema de información se destaca por su facilidad de uso y acceso de la información. En estos sistemas se procura agrupar toda la información relevante en un solo lugar, por lo que es más sencillo guardar y recuperar información de interés.
Otra característica a resaltar es la flexibilidad de los sistemas de información, pues están en constante evolución. Debido a los cambios de tecnología y los usos que se le dan, los sistemas han de adaptarse.
Los sistemas de información también son una herramienta clave en el análisis, evaluación y organización de datos, así como en la toma de decisiones. Es decir, estos sistemas están siempre al servicio de los seres humanos que los emplean.
Por último, los sistemas de información son escalables, es decir, se pueden ampliar fácilmente para manejar mayores volúmenes de información.
Aquí puedes saber más sobre Sistema e Información.
Elementos de un sistema de información
Los componentes que forman un sistema de información son el hardware, software, la información, la red y las personas.
El hardware en sistemas de información se refiere a todo elemento físico utilizado para recibir, guardar, procesar o enviar la información. Algunos ejemplos son las hojas de papel, los dosieres, las computadoras o los servidores para bases de datos.
Por su parte, el software es aquel programa o método para llevar a cabo los pasos de recepción, guardado, procesado y envío de información. Por ejemplo, Gmail y Hotmail son software que nos permite enviar, recibir y guardar información en forma de correos electrónicos.
Otro componente de estos sistemas es la información o los datos; sin esta información, el sistema no tiene razón de existir. El resto de componentes ha de adaptarse acorde al volumen de datos que se intercambie, procese y guarde en el sistema. Por ejemplo, si se manejan grandes cantidades de información, se requerirá de un software potente, muchos servidores y personas para su mantenimiento.
Gran parte de los sistemas de información forman parte de una red en la que se comparten los datos. Ejemplos de ello son el Internet, servidores interconectados entre sí o diferentes computadoras y sensores conectados entre sí mediante cables.
Por último, las personas son también un componente, ya que pueden interactuar, activar, detener o modificar los sistemas de información.
Además de estos elementos, todo sistema de información también presenta:
- La entrada: por donde se alimentan o se introducen los datos,
- El proceso: uso de las herramientas de las áreas contempladas para relacionar, resumir o concluir,
- La salida: refleja la producción o el envío de la información, y
- La retroalimentación: los resultados obtenidos son ingresados y procesados nuevamente.
Vea también Retroalimentación, Software y Hardware.
Tipos de sistemas de información
En la cultura organizacional, existen varios tipos de sistemas de información según el nivel operacional en que se utilicen o la función que realizan. Algunos de los sistemas más comunes se encuentran a continuación:
Para procesamiento de datos (TPS: Traditional processing system). Son sistemas de información destinados a procesar grandes volúmenes de información alimentando numerosas bases de datos. Es esencial tener servidores con alta capacidad de almacenamiento para procesar toda la información que entra y sale. Este tipo se utiliza en un nivel operativo.
Sistema de expertos o basados en el conocimiento (KWS: Knowledge working systems). Son aquellos sistemas que se sirven de la información guardada para seleccionar la mejor solución en cada problema presentado o presentar información relevante. Se emplea a nivel operativo para determinar qué procesos se llevarán a cabo, además de servir como base de datos con información accesible.
Para la administración y gerenciales (MIS: Management information systems). Estos sistemas se usan en un nivel administrativo, ya que gestiona y elabora informes periódicos, y guarda registros de la información esencial.
Para la toma de decisiones (DSS: Decision support systems). Como su nombre indica, son sistemas que contienen información para ofrecer apoyo en la toma de decisiones, así como realizar una adecuada selección e implementación de proyectos. Por ello, su use es en un nivel estratégico.
Para ejecutivos (EIS: Executive information systems). También para un nivel estratégico, son sistemas personalizados para cada ejecutivo para que pueda ver y analizar datos críticos.
Sistemas funcionales relacionados con los procesos internos de la organización. Estos sistemas forman la base de los sistemas de información para ejecutivos. Algunas de las más conocidas implementadas para las necesidades de cada área son:
- Sistema de información de marketing (SIM), enfocado en la publicidad y la imagen pública.
- Sistema de información de producción (SIP), en el que se prioriza la optimización de procesos de producción.
- Sistema de información financiera (SIF), clave para monitorizar los gastos e ingresos.
- Sistema de información de recursos humanos (SIRH), en el que se recopila la información de los empleados.
- Sistema de información para directivos (SDD), para ayudar a los directivos en la toma de decisiones.
- Sistema de información geográfica (SIG), que contiene toda la información geográfica relevante.
- Sistema de información legislativa (SIL), que recopila toda la información sobre leyes vigentes de interés para la empresa o grupo.
Dimensiones de un sistema de información
Los elementos que constituyen un sistema de información se agrupan en las tres dimensiones que abarca el sistema:
- Dimensión organización: forma parte de la estructura de la organización, por ejemplo, las bases de modelos de negocios o el gerente de diálogo.
- Dimensión personas: fabrican y producen la sinergia necesaria para que el sistema funcione, por ejemplo, la introducción y utilización de las bases de datos.
- Dimensión tecnología: constituye la implementación para la formación de la estructura, por ejemplo, sala de servidores y sistemas de reserva de energía.
Ciclo de vida de un sistema de información
El ciclo de vida de un sistema de información es continuo y se compone de las siguientes fases:
- Investigación preliminar, identificación de fortalezas y amenazas
- Definición de las necesidades y requerimientos
- Diseño
- Desarrollo y documentación del software
- Pruebas
- Implementación y mantenimiento
- Identificación de debilidades y oportunidades
Cómo citar: Significados, Equipo (11/09/2025). "Sistema de información". En: Significados.com. Disponible en: https://www.significados.com/sistema-de-informacion/ Consultado:
