Proceso administrativo
Un proceso administrativo es una secuencia de pasos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización.
El objetivo principal es cumplir con metas que resulten en un aumento de ingresos, una reducción de gastos, la mejora en el bienestar de los trabajadores o la optimización en la mano de obra. El mercado está en constante evolución, y la empresa se sirve de estos procesos para anticiparse o reaccionar a los cambios.
Los procesos administrativos cubren diferentes etapas, siendo la inicial la etapa de planificación. En ella, se establecen unas metas y las metodologías para alcanzarlas. Más adelante, la empresa u organización reparte responsabilidades y monitoriza los avances mientras los miembros trabajan en cumplir las metas. Finalmente, se somete a un proceso de autoevaluación.
Un buen proceso administrativo ayuda a potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales. Puede servir para identificar problemas a solucionar, potenciar las fortalezas del equipo o guiar los equipos a una dirección concreta.
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.
El ingeniero francés Jules Henri Fayol fue la primera persona en presentar y detallar el proceso administrativo, a través de su obra Administration Industrielle et Générale (1916). Se basó en su experiencia trabajando en una compañía de hierro y carbón.
Etapas del proceso administrativo
Cada proceso administrativo de una empresa u organización se divide en cuatro etapas, representadas por las siglas PODC. Estas etapas son: Planificación, Organización, Dirección y Control.
A su vez, las etapas que conforman el proceso administrativo se agrupan en dos grandes fases:
- fase mecánica, que incluye la planificación y la organización;
- fase dinámica, en la que se lleva a cabo la dirección y el control.
Fase mecánica del proceso administrativo
1. Planificación
La planificación es la etapa inicial y la más relevante de cualquier proceso administrativo. Aquí, las preguntas más importantes son: ¿Qué vamos a hacer? ¿Qué queremos lograr?
Durante la planificación se establecen las metas que se desean cumplir, y pueden ser a corto o largo plazo. Es vital analizar que todo objetivo o meta se alinee con la visión y misión de la empresa u organización, para evitar un cambio de rumbo o enfoque.
Por tanto, en esta etapa se desarrollan planes que contengan todas las actividades, programas, técnicas y métodos a emplear para cumplir con cada meta. Asimismo, se establece el plazo o la fecha límite para su cumplimiento, y se anota lo que la empresa tiene a su disposición y lo que carece.
En la planificación también conviene realizar un estudio de mercado, además de analizar lo que ha funcionado (o no) y las tendencias de dicho mercado. Es decir, en esta etapa, una empresa realiza un plan a llevar a cabo en las próximas semanas o meses, ayudándose de información relevante.
Por último, en esta etapa se ha de prever posibles problemas a resolver u obstáculos que el equipo debe superar, por lo que también se establecen medidas preventivas y correctivas.
Por ejemplo, en septiembre, una tienda de disfraces sabe que Halloween está cerca. Por tanto, elabora un plan de preparar una sección destinada a disfraces de temática Halloween, contactar con los proveedores correspondientes y decorar la tienda.
2. Organización
La organización es la segunda etapa de todo proceso administrativo y de la fase mecánica. En ella, las preguntas claves son: ¿Cómo lo haremos? ¿Cómo dividimos el trabajo?
Una vez realizada la planificación, la etapa de la organización busca repartir todas las actividades y responsabilidades en los diferentes miembros o áreas de la empresa. Para ello, se tienen en cuenta los roles y talentos de cada trabajador, así como su disponibilidad y horarios.
En la planificación también se designan líderes y autoridades. De esta manera, cada equipo tiene personas que llevan a cabo las actividades y otras que las supervisan y reportan a otros líderes.
La repartición de objetivos por área o grupo de la empresa es un paso clave en todo buen proceso administrativo. Esto ayuda a reducir gastos, ser más eficientes en el aprovechamiento de los talentos y tener equipos con objetivos claros. Si todo el mundo trabaja en todos los objetivos al mismo tiempo, puede ser un caos y difícilmente se lograrían alcanzar las metas.
Por último, en la organización se proporcionan los recursos necesarios, acorde a los objetivos que cada área debe cumplir.
Continuando con el ejemplo de la tienda, una manera de organizar sería destinar a una persona que se ocupe de comunicarse con los proveedores. Mientras, un par de personas podrían ocuparse de preparar la sección de disfraces de Halloween. Otro par de personas serían responsables de planificar, hallar y poner decoraciones. Por último, se coloca un gerente que supervisa todo.
Fase dinámica del proceso administrativo
3. Dirección
La dirección es la tercera etapa del proceso administrativo, y la primera de la fase dinámica. En esta, la empresa u organización se pregunta: ¿Cómo lo estamos haciendo? ¿Qué debemos cambiar?
Al entrar a esta etapa, pasamos a la llamada fase dinámica, es decir, el equipo está llevando a cabo las actividades para cumplir los objetivos. Los trabajadores siguen las instrucciones indicadas previamente y cooperan unos con otros para avanzar en las metas propuestas.
En la etapa de la dirección, los líderes se encargan de supervisar, monitorizar los avances u obstáculos que surjan y tomar decisiones. Además, tienen la labor de motivar, estar atentos a las necesidades de cada uno y recompensar acorde al trabajo que se realiza.
Esta etapa incluye otras que en ocasiones se ponen por separado, como las etapas de integración o de coordinación.
Por un lado, la integración se encarga de seleccionar, contratar y capacitar el personal para el cumplimiento eficiente de los objetivos. Es decir, es la parte de la dirección que se asegura que cada área contenga el personal y los recursos adecuados.
Por el otro lado, la coordinación cubre las comunicaciones entre todas las áreas de una empresa u organización. Al compartir información, todos tienen presente cómo están avanzando en los objetivos y qué áreas necesitan ayuda. Gracias a ello, los líderes o autoridades pueden tomar mejores decisiones, como realizar cambios pertinentes de personal y destinar más o menos recursos.
Imaginemos que el gerente de la tienda de disfraces ve que preparar la sección de Halloween requiere más tiempo y energía. Ante la necesidad, decide contratar temporalmente a alguien para que ayude en esa tarea, y proporcione apoyo en mantener el resto de secciones.
Este cambio es parte de la etapa de la dirección, pues se contrata personal para asegurar que se termine la tarea a tiempo para la época de Halloween.
4. Control
La etapa de control es la última tanto del proceso administrativo como de la fase dinámica. En ella, las preguntas claves son: ¿Cómo lo hicimos? ¿Logramos los objetivos?
Esta etapa da lugar cuando se están completando los objetivos, se alcanzaron las metas o se supera el plazo indicado. Entonces, la empresa u organización entra en un proceso de autoevaluación.
El objetivo de la etapa de control es analizar si se lograron los objetivos y de qué forma se lograron o qué falta para completarlos. Debe primar la transparencia y la profesionalidad para identificar bien los errores o puntos a corregir.
Los resultados se pueden comparar con otros de procesos administrativos previos, ya que uno puede ver si se ha mejorado respecto a meses o años anteriores. El análisis y seguimiento de estos resultados es clave de cara a realizar cualquier futura etapa de planificación.
En el caso que hemos estado usando de ejemplo, imaginemos que la tienda terminó con menos opciones de disfraces de Halloween para ofrecer a clientes. La razón de ello fue que algunos proveedores ya habían hecho acuerdos con otras tiendas, por lo que la tienda les contactó tarde.
Por tanto, como parte de la etapa de control, el gerente puede concluir que, para el siguiente año, lo mejor es empezar a contactar en agosto en vez de septiembre.
Importancia y objetivos del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene gran importancia en cualquier empresa u organización por diferentes motivos. Uno de ellos es encaminar a los trabajadores en una dirección concreta y clara. Al establecer unos objetivos, un plazo y los métodos a emplear, los trabajadores tienen más claro qué hacer y cuándo han de terminar las tareas.
Los procesos administrativos son vitales de cara al uso eficiente de talentos y recursos. Si se realiza una buena organización, se reducen los gastos y el personal se sentirá más satisfecho al participar activamente en el cumplimiento de objetivos.
Además, los procesos administrativos son una oportunidad para que los equipos crezcan. Al alcanzar los objetivos de forma exitosa, es común que haya más ingresos, y por tanto, cada área de la empresa se puede beneficiar de más recursos y mayor personal.
Por último, un proceso administrativo puede ayudar a cimentar la visión y misión de una empresa. Si todas las etapas se realizan con la visión y misión en mente, sirve de recordatorio para todo el personal que participa en dicho proceso.
Características del proceso administrativo
El proceso administrativo presenta las siguientes características:
- Es un proceso cíclico que se repite indefinidamente. Es decir, una vez se completa la etapa de control, la empresa u organización da inicio a la etapa de planificación de un proceso administrativo posterior.
- Todas las etapas están interrelacionadas, pues cada etapa consecutiva surge de las anteriores. Por ejemplo, no se puede llevar a cabo la etapa de control si no se ha pasado antes por la de planificación, organización y dirección.
- Es un tipo de proceso universal, pues se puede aplicar a todo tipo de empresas, organizaciones, equipos y grupos que busquen alcanzar unos objetivos.
- Es un proceso esencial para administrar correctamente el personal y los recursos a utilizar.
- Un proceso administrativo adecuado está siempre alineado con los objetivos de la empresa, así como su visión y misión.
- Los procesos administrativos son regulados por líderes en la empresa, pero todos los empresarios participan acorde a sus roles y talentos.
- Los procesos administrativos han de ser flexibles, es decir, permitir ajustes según las necesidades o cambios que surjan.
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Cómo citar: Significados, Equipo (20/08/2025). "Proceso administrativo". En: Significados.com. Disponible en: https://www.significados.com/proceso-administrativo-que-es/ Consultado:
